神道的生活

神道とは、人生を充実させることと見つけたり

プロフェッショナル総務の理念・方針「FMクレド15条」の解説!

f:id:EitaMido:20181107231250j:image

 

総務という役職にどんなイメージがありますか?

生産性がない、クリエイティブではない、地味な仕事、言われたことだけこなす…

こんなネガティブなイメージをお持ちの方も多いと思います。

 

ですが総務部というのは、経営の屋台骨といえるもの。

 

今日は、そんな総務の理念(クレド)をご紹介します。

 

総務部のクレド?FM15ヶ条とは!

 

f:id:EitaMido:20181107231410j:image

このFM15ヶ条というクレドは、一般社団法人ファシリティ・オフィスサービス・コンソーシアム(FOSC)の副代表理事クレイグ・カックス氏が作り上げたもの。

 

カックス氏が、日本の総務にプロフェッショナル意識が無いことを痛感し、作成したクレドです。

 

グローバルな世界では、総務は立派なプロフェッショナルとして社内で活躍しているのです。

会社全体を見渡せるポジションにいて、経営を支える屋台骨でなければならない総務が、誰でもできる「何でも屋さん」「便利屋さん」としてしか機能していない。

こういった現状を打破するための指針、クレドを作成しました。

 

ちなみに、FMというのはFacility Manager (ファシリティマネージャー)の略です。

ファシリティマネージャーとは、職場の設備や資源、人材の総合的な管理という意味です。

つまり、経営の管理と言っても過言ではありませんね。

 

それでは、ざっとFMクレド15ヶ条を列挙していきます。

解説は後ほど、まずは目を通して見てください。

 

1.This is MY building
2.自分の経営概念を持つ FM is MANAGEMENT
3.It’s all about Money 二番目に大きい間接経費の管理人
4.Alignment (正しいFMはない)
5.文化の担い手
6.FM is 改善 (改善人間)
7.目標のないFMはFMではない
8.You can’t manage what you don’t measure 
 測定しないものは管理できない
9.Know your numbers
10.MBWA (Management By Walking Around)
11.お客様と消費者の違いを知る
12.評判管理と期待管理
13.Learn by doing (身体で覚える)
14.Don’t fear mistakes (失敗を恐れない)
15.リポートのないFMはFMではない

 

これだけでは全く分かりませんよね笑

次の章で解説をします。

 

FMクレド15ヶ条の解説

f:id:EitaMido:20181107231615p:image

 

1.This is MY building

会社や組織を自分のものだと意識すること。

総務は経営に寄り添う部署であるため、その仕事に責任感が必要である。

また自分のものと意識することで、視点を高く、鳥瞰して物事を考えることが出来るようになり、より経営判断に沿った行動がとれるようになる。


2.自分の経営概念を持つ FM is MANAGEMENT

 総務とは、与えられた仕事や考えを忠実に実行していればいいというものではありません。

単なる「御用聞き」にならないように、自分なりの経営概念や分析を常に行っていくことが大切です。


3.It’s all about Money 二番目に大きい間接経費の管理人

総務は、実は経費の管理人のようなものなのです。

例えば、備品の購入や人件コストなど、お金に係る管理をするのも総務。

これは製品や提供するサービスなどには直接関係がないお金かもしれませんが、実は経営に必要な投資費用です。

いかに効率的にお金を投資していくがが、総務の腕の見せ所になります。


4.Alignment (正しいFMはない)

総務という仕事には、絶対的に正しい正解はありません。

自社が置かれている環境や状況、経営方針や経営体力などにより、試行錯誤し施策を考えていかなければなりません。 

定石やお手本となるケースなどの情報収集はもちろん、根本的な問題はどこにあるのか、どう解決していくかなどの、問題分析・問題解決能力が必須スキルとなってきます。


5.文化の担い手

総務の仕事は、組織や会社の環境を作っていくことです。

従業員や資源はその環境の中で動きますので、何らかの影響を与えることになります。

そしてその蓄積が企業文化・組織文化となっていきます。

そう考えると、かなり大きな影響力を持つ部署であるといえそうです。


6.FM is 改善 (改善人間)

会社や組織を取り巻く環境は常に変わります。

状況により、従業員の考え方やニーズも変わってきます。

常に改善すべき点は無いか、ゼロベースで考え、PDCAを回していくことが求められます。


7.目標のないFMはFMではない

ともすれば日々の業務に押し流され、ルーティンばかりのマンネリ化になりがちな総務の仕事。

「とりあえずやるだけやってみる」では効果が薄く、行動しただけ時間が無駄になってしまうパターンが多くあります。

行動を起こす時には一定の目標を立てて、経営判断に沿った施策、従業員のニーズを満たす政策など、会社に役立つ成果を導かなければいけません。


8.You can’t manage what you don’t measure 
 測定しないものは管理できない

合理性のある施策は、必ず何らかの数字や具体的な基準をもっています。

総務の仕事は、営業マンのように数字が出ません。

内容も文化や環境整備、設備に関する事や働き方に関するものなど、数値に置き換えることの出来ない抽象的なものが多くあります。

ですが、それでも効果の測定が出来るように数値や具体的な基準を見つけなければいけません。


9.Know your numbers

自分の仕事に関する数字や、会社の根幹をなす事に関する数値は把握しておきましょう。

数字を覚えていないということは、その分野を把握できていないということとみなされます。

曖昧でざっくりとしたイメージではなく、具体的な数値や数字を覚えておく事が信頼の向上につながります。

 

また、その数値がどのくらいのレベル感を持っているかの認識も大切です。

例えば売上が100万円あったとして、それは去年と比べてどうなのか、競合はどのくらいあるのか、など他の項目や数字と関連付けて、さらに5W1Hで分析できるといいでしょう。


10.MBWA (Management By Walking Around)

総務というと、机の上で書類やPCとにらめっこをしているイメージがあります。

ですが現場のレベル感を把握するため、また現場に顔を覚えてもらう為には、社内や関連部署に出向く必要があります。

足を使って歩き回り、色々なところに顔を出すのも総務の仕事のひとつです。


11.お客様と消費者の違いを知る

総務のお客さんは誰でしょうか。

総務は常に、「従業員・現場」「経営陣」に関わっています。

 

①現場・従業員=消費者

総務の行う施策や要望の直接の受益者は現場・従業員です。

ですが彼らは施策を「消費」するだけです。

②経営陣=お客様

実際に総務を雇用しお金を払っているのは、経営者です。

つまり総務のオーナーは経営者なのです。

 

この「現場・従業員」と「経営陣」の橋渡しをし、パイプ役となるのが総務の役割とも言えます。


12.評判管理と期待管理

他部署からすれば、総務は何をやっているかわからない部署です。

だからこそ、総務に関する「評判」を管理しなければ伝わりません。

最悪の場合は「ラクして金もらいやがって!」と変な評判をたてられてしまうかもしれません。

総務にはどういう評判「営業マン」と「ブランディング」「総務部を広報する」という意識を持って行動をしていただきたいと思います。

評判を管理していくことで、総務に協力的な従業員を増やしていかなくてはいけません。

 

そのためには従業員の期待や要望、クレームをしっかりと把握し、またはコントロールしていく期待管理も必要となります。


13.Learn by doing (身体で覚える)

ファシリティマネジメントは、机上の空論ではありません。

それを実行し、やってみて初めて身につくものです。

最近はPDCAという言葉が流行っていますが、そのサイクルを速めて行動を多くすることで、実際に使えるスキルや能力が身についてくるでしょう。


14.Don’t fear mistakes (失敗を恐れない)

行動には、失敗やリスクがつきものです。

それを恐れて行動をしないというのは職務怠慢につながります。

失敗やリスクを次の行動につなげるためにも、失敗を恐れずに行動する事が必要なのではないでしょうか。


15.リポートのないFMはFMではない

現場に関する最新情報は、貴重な経営判断の材料ともいえます。 

経営者は現場やスタッフの現状を知りたがっています。

現場にも経営者にも近い総務というポジションにいるからには、現場の声・従業員の声を経営者に報告をすべきだと言っています。

報告のためには、どんな従業員の声や現場の状況を伝えればいいのでしょうか。

まずは報告者である総務が、仮説をたてて改善する部分や問題の根本に関する意見を持つこと。

そして従業員の声をレポートした後に、その仮説を提案してみるのもいいかもしれません。

 

 

ビジネス後進国から脱出するために

 

日本は経済的には先進国ですが、ビジネス的には後進国に分類されると個人的に思います。

愛国者ゆえ、あんまり日本を貶めたくは無いのですが笑

 

その原因の一つには、社員の経営的・組織的な意識の低さがあると思います。

特に、誰でもできる「便利屋さん」に甘んじている総務部の意識の改革が必要なのではとひしひしと感じています。

 

FM=ファシリティマネジメントの意というのは先にご紹介しましたが、もう少し詳しく見ていきます。

 

企業・団体などの組織体の全施設及び環境(ファシリティ)を経営的視点から総合的に企画・管理・活用する経営管理活動

公益社団法人 日本ファシリティマネジメント協会HPより

 

つまりは、組織の環境を総覧でき、経営陣から現場まで広範囲にわたり施策や影響を講じることが可能なポジションという事になります。

 

総務がしっかりと機能すれば、

・現場の意見が経営者に届く

・働きやすい職場が実現する 

・経営陣の施策と現場がカッチリ噛み合う

・経営のコストやリスクの軽減につながる

・効率化の推進が可能

などのメリットが生まれます。

 

日本の会社組織はまだまだお粗末であり、逆に言えばノビシロが多分にあるとも言えます。 

衰退していく現代日本の行く末において、総務が果たす役割は意外と重要なのです。(決して大げさな話ではありません)

 

総務に所属する皆さま、是非プロフェッショナル総務として日本を支えてみてください!!